Переход с 1C:УПП на 1C:ERP с внедрением механизма расчёта себестоимости и учетом продукции “в пути”

Область деятельности предприятия

Компания CIB UNIGAZ (Чиб Унигаз) сегодня – это более чем 40-а летний опыт работы над улучшением теплодимамических и механических свойств горелок. Технические специалисты CIB UNIGAS непрерывно совершенствуют элементы горелок, интегрируя новейшие разработки в области электроники. Чиб унигаз это коллектив специалистов готовых к постоянному сотрудничеству со своими клиентами. Интеллект и индивидуальный подход к потребностям каждого клиента-это фундамент компании чибунигаз, основа конкурентоспособности и стойкости к непрерывно изменяющимся внешним факторам.

Базовое решение

1С: ERP

Полученные результаты

• МСФО позволило выполнять проводки автоматически, а не в ручном режиме, что сократило трудоемкость
• Переход с системы 1С: УПП на систему 1С: ERP
• Возможность автоматически заказывать клиентом с сайта продукции и запасных частей, что снизило нагрузку на менеджеров
• Автоматический перенос всех имеющихся данных позволил синхронизировать их с дополнительно внедренными функциями
• Управлением складом и контроль за остатками, что позволило тщательно планировать движение ТМЦ 
• Подробный расчёт себестоимости произведенной продукции упростил процесс экономического планирования и снизилось количество необоснованных затрат
• Переход учёта себестоимости с учёта по среднему на FIFO
• Повысилась прозрачность производственной линии от момента поставки комплектующих до момента упаковки и отгрузки конечному клиенту

Описание компании заказчика

Компания «Завод горелочного оборудования» (ЧИБ УНИГАЗ) является производителем и поставщиком промышленных горелок, используемых в производственных компаниях. Компания обладает разветвленной структурой с несколькими связанными юридическими лицами, одно из которых зарегистрировано в Италии, где частично реализовано производство комплектующих для сборки горелок на территории России.

У компании огромная сеть складов по всей России, где производится частичная сборка и дальнейшая отгрузка горелок для конечного потребителя. Склады принимают комплектующие как от основного юридического лица, находящегося в Москве, так и из Италии, когда требуется растаможка и оформление грузовой таможенной декларации на поставляемые комплекты.

Задачи и проблемы проекта

Выполнить переход с устаревшей версии 1С:УПП на 1С: ERP

• Основной системой автоматизации долгое время была конфигурация 1С:УПП, с которой следовало выполнить переход на 1С: ERP. При этом нужно было сохранить все имеющиеся и отработанные процессы, а также внести в систему новые процессы. При этом совместно с УПП использовались ещё и таблички в excel для реализации недостающих функций. Нужно было сохранить старые схемы из УПП и внедрить новые, перенеся всё это из excel.

Проблема с отслеживанием серийного номера каждой части горелки

• Учёт поступления импортных комплектующих производился посредством доработанных документов, где в процессе поставки изменялись только серийные номера. Старый серийный номер должен был сохраняться в истории поставок и привязываться по номеру таможенной декларации к новой серии, которая присваивалась готовой горелке для отгрузки конечному потребителю. Все это требовалось для прослеживания всей истории движения комплектующих и готовых горелок от поставщика – до потребителя.

Проблема с расчётом себестоимости горелки и наличие комплектующих

• Требовалось реализовать механизм резервирования поступивших на склад комплектующих, под конкретный заказ клиента с возможностью использования их в заказах на производство. Данный механизм требовался для отслеживания поступающих комплектующих с возможностью дальнейшего корректного расчета себестоимости горелки, т.к. цены на комплектующие зависели как от курса валюты, так и от конечного поставщика.

Моделирование нового процесса работы на базе ERP

• Требовалось промоделировать производственный процесс в новой системе ERP, учитывая все особенности производственного процесса. При этом важно было внедрить разработанный процесс без серьезных корректировок бизнес-процессов компании, которые и без вмешательства прекрасно работали. В старой версии УПП производственный процесс был сильно урезанным (не хватало функционала платформы и не была выполнена доработка) и поэтому большая часть операций велась в excel-формате. Нужно было учесть все типовые этапы, но уже на базе ERP: Разупаковка, разборка, сборка, тестирование. При этом следовало предусмотреть возможность ручного дополнения типовых этапов новыми для нестандартных ситуаций.

Как учитывать товары и комплектующие в пути?

• Нужно было проработать бизнес-процесс для схемы “товары в пути”. Пока комплектующие или сами горелки доставляются (особенно из зарубежного офиса) может измениться их стоимость и начнут задваиваться запросы о поставке. В старой версии программы такие товары отражались в доработанном документе «Резервирование товаров» на основании документов «Поступление товаров и услуг». Теперь нужно было отработать эту схему в ERP с обязательным учётом всех проблемных участков.

Запуск в сжатые сроки

• Сроки по реализации всего проекта были сильно сжатыми. Всего за 6 месяцев необходимо было реализовать весь функционал УПП в новой системе ERP. При этом запустить пользователей в систему с переносом остатков следовало с начала следующего календарного года. Это отразилось на особенности выполнения проекта.

Способы решения

Для корректного решения задачи по переходу, была выбрана методология проектной работы «Технология быстрого внедрения» (ввиду сжатых сроков реализации). Было проведено обследование текущих бизнес-процессов компании, составлен документ об обследовании и план работы согласован с заказчиком с целью уточнения корректности зафиксированных бизнес-процессов. После этого было решено провести моделирование текущих процессов в новой системе 1С:ERP. Особое внимание было уделено производственному отделу, ввиду отсутствия конкретной схемы производства в 1С:УПП (Была реализована лишь схема сборка/разборка, а все дополнительные функции обрабатывались с помощью табличек excel). По итогам моделирования, был выявлен недостающий функционал программы и написано задание на доработку системы.

Заказчику был предложен следующий алгоритм действий:

• Обследование текущих процессов компании
• Моделирование текущих процессов в новой системе ERP
• Составление задания на доработку отчетов и документов учетной системы
• Доработка информационной базы группой разработки
• Демонстрация промоделированного бизнес-процесса с целью подтверждения ее работоспособности, либо внесение в нее корректировок
• Составление инструкций и готовой рабочей системы заказчику
• Разработка механизма сквозного учёта серийных номеров
• Разработка механизма учёта товаров и комплектующих “в пути”
• Реализация механизма учёта рабочего времени сотрудников на каждом этапе сборки и реализации
• Разработка системы подсчёта себестоимости сложного составного изделия
• Моделирование и реализация процессов в среде ERP
• Перенос старых данных и интеграция с данными из внешних табличек
• Поддержка первые 2 месяца работы компании

Результаты реализации проекта для компании заказчика

Заказчиком был получен полноценный рабочий продукт, полностью отвечающий требованиям законодательства в России и соответствующий автоматической реализации бизнес-процессов в компании. Переход с УПП на ERP выполнен успешно. Был доработан механизм обособленного обеспечения с серийным учетом и резерва товаров под заказы. Для производства был настроен учет рабочего времени сотрудников, что дало возможность эффективно учитывать трудозатраты в разрезе себестоимости производимой продукции типовыми средствами ERP.

Настроена и доработана система обособленного обеспечения

С целью контроля поступающих комплектующих под конкретные заказы, был настроен обособленный учет. Это позволило исключить вероятность конфликта между отделами, когда менеджер мог зарезервировать поступившую под заказ комплектующую и нарушить производственную цепочку.

Внедрена подсистема производства

Для сотрудников производства настроен и доработан производственный механизм. Это позволило стандартизировать спецификации под производство, где четко указываются комплектующие под ту или иную горелку, а также учитывать рабочее время сотрудников, затрачиваемое на производство. Была исключена путаница в этапах производства, которые были четко закреплены за каждой горелкой с возможностью ручной корректировки состава комплектующих и трудозатрат на каждом этапе.

Стандартизирован серийный учет

Для поступающих импортных комплектующих и горелок требующих перекомплектации, с дальнейшей реализацией заказчику, был настроен серийный учет, позволяющий четко отслеживать всю цепочку поставок в скупе с обособленным обеспечением.

Выводы

Успешная реализация проекта позволила исключить все проблемные участки в работе компании. Прибыль и эффективность работы стали выше, тогда как издержки и сложности в учёте сократились. Благодаря точному расчёту производственной себестоимости, компания смогла предложить на рынке наиболее низкую стоимость на свою продукцию. Отдел логистики смог работать чётко и исключить потерю оборудования и расходников. Производство смогло чётко обозначать сроки выпуска готовой продукции и её реализации. Механизм контроля серийных номеров позволил исключить брак и более тщательно выполнять гарантийные обязательство перед клиентом, что повысило лояльность клиента к работе компании.